【集萃网观察】一、 报名
不论出席者想参加何种会议，报名是第一步。网上报名可以让出席者直接在网上填写申请表，在网上浏览会议详情，自动统计出席者人数，自动监控财务交易。运用网上报名数据库的一个最大的优点是能将所有报名资料都汇总在一起，使你拥有一个不断更新而准确的报告。如果你负责销售，那么网上报名可使你将所有个人信息和会议提示发给不同的接收者。
二、 住宿安排
除了让出席者报名外，你还应该引导代表团在网上预定旅店。 你可以把免费团体住宿安排应用软件、网上预定工具和你的报名数据库结合起来使用。不论在何种情况下，你都可以让会议出席者根据具体人数在网上预定房间。利用网上住宿安排软件的好处在于可以把所有住宿安排信息都储存在一个在线数据库中，及时监控住宿安排情况，并可以提前几个月或几个星期根据定房情况的变化及时调整住房安排结构。
三、 旅行
在有些情况下，你可以让你的会员在网上做旅行安排。如果参加者能够在网上预定机票，那么机票预定系统应该自动将打折率考虑在内。这种旅行预定业务可以是免费提供的，或是与网上报名和网上预定房间系统相结合。相反，有些公司开始把旅行预定功能结合起来为会议报名服务。这样，公司可以为它的所有员工集中管理机票和房间的预定，使其更好地符合公司相关政策，精确地统计公司会议和旅行支出，更有效地同旅行社沟通。
四、 选址和RFP工具
许多年来，人们都是通过网络软件寻找旅店或会议地点并提交详细要求。 如今，有些旅店搜索引擎已经加入了具体日期内的指定地址的打折信息。最新的选址和RFP工具添加了为参加小型会议而及时预定房间和会议地点的相关内容。你可以输入要求，了解价格和详情，若符合要求，可立即预定。
五、 预算和综合成本
你可以用一系列的网上预算工具来计算展会支出。有些预算工具可以让你对包括出席者住宿和旅费在内的基本支出做到心中有数，而有些则能让你了解所有支出。在大多数情况下，预算申请可以帮助你比较预算和实际成本。最复杂的预算工具是用来帮助公司管理和监督整个会议举办进程的。
六、 会议营销
会议组织者无须建立自己的网站，而直接利用软件服务提供商（ASP），通过网络浏览器来建立自己的会议站点，宣传推广即将举行的会议。ASP提供一系列的服务。适用于展会组织者的服务有：为出席者提供会议信息、会议简介，上载标题和图标，为会议出席者提供日程安排。根据日程安排，你的代表团可以制定出自己想要出席的会议列表。这种会议软件应和网上报名和网上预定房间相结合。
七、 发言人
如果你想邀请一大批人在会议上发言，可以考虑利用网络软件安排发言进程。这种工具可以允许发言者在网上填写报名表，注明详细发言内容。然后，、由一个评委会对这些内容进行评估。最后，被选中的论文上载到会议推广站点，让出席者了解发言人及其要演讲的论文。
八、 展会营销
交易会推广软件可以帮助展会组织者建立一个站点，向参展者和参观者推销自己的展会。你可以用这个工具来宣传你的展会给客户带来的益处，鼓励买主报名。出席者可以浏览准参展者的展位安排、展品清单、参展时间表，并可了解卖主的详细情况。总而言之，与你的展会相关的团体会通过你的站点了解所有展会情况。
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